Ein papierloses Büro? Ein fast möglicher Traum!

Aktueller Status

Bei einigen Studien, die kürzlich durchgeführt wurden, scheint es, dass die aktuelle Situation der italienischen Firmen etwas dramatisch ist was das Recycling von Papier und Themen der Energieeinsparung betrifft; Darüber hinaus hat die größere Verbreitung von technischen Mitteln zur Herstellung von Dokumenten, einen enormen Anstieg im Papierverbrauch in den letzten 20 Jahren ergeben.

Heute noch mehr, in einer Welt, in der es für ein Unternehmen wichtig ist, wirtschaftliche Ressourcen zu sparen, hat SILAP einen verantwortungsvolleren Umgang mit Papier als bestes Instrument für das Unternehmen erkannt und jeden einzelnen Mitarbeiter sensibilisiert, den Verbrauch zu reduzieren.

Kurzfristig Realisierbare Zielvorgaben

Berücksichtigend, dass die Stromversorgungen der Serie QBe eine grüne Seele haben, dachte SILAP auch daran, die Anzahl der Benutzerhandbücher für jeden UV-Feeder-QBe zu verringern, indem für jede Bestellung von mehreren gleiche Teilen dem Kunden nur ein einziges gedrucktes Benutzerhandbuch beigefügt wird.

Wenn der Kunde zusätzliche Handbücher benötigt kann er die zugehörige Datei anfordern, indem er eine E-Mail an sales.spm@silap.com schickt, wobei die Seriennummer des Produkts oder die Referenznummer angegeben werden muss. Wenn wir keine weiteren Mitteilungen empfangen, gehen wir davon aus, dass unser Vorschlag, Papier zu sparen, angenommen ist.

Außerdem wird das Handbuch und andere Dokumentationen für den jeweiligen Kunden auf einer Seite auf dieser Webseite aktiviert werden.

Andernfalls, wenn ein Kunde ein gedrucktes Handbuch für jedes Produkt benötigt, müssen Sie das entsprechend bei der Bestellung angeben.

Lösungen, Die Bereits Im Einsatz Sind

Seit mehreren Jahren werden bei SILAP die folgenden technologischen Einrichtungen verwendet, um die Verwaltung und den Austausch von Informationen zwischen den verschiedenen Büros zu verbessern:

• SOFTWARE FÜR ELEKTRONISCHEN FAXVERSAND: Jede Funktion, die regelmäßig das Fax verwendet, kann die Dateien über einen eingeblendeten Bildschirm senden, der sehr ähnlich der Erstellung eines E-Mails ist. Dies ermöglicht das Drucken der Datei, die von Business-Systemen hergestellt oder abgeleitet curde, zu vermeiden.
• ELEKTRONISCHE DOKUMENTEN ARCHIEVIERUNGSSOFTWARE: wird von allen Bürofunktionen verwendet, ermöglicht durch eine „virtuelle“ Mappe Dokumente durch spezifische Katalogisierungsparameter zu speichern und zu durchsuchen. Dieser Ansatz ermöglicht auch den Status jedes Dokumentes zu verwalten und Dokumentenaustausch zwischen Büros zu ermöglichen, während die Verwendung von gedruckten Dokumenten minimiert wird (z. B. Kundenaufträge , Rechnungen und Lieferantenaufträge)
• ELEKTRONISCHE DOKUMENTENKONTROLLE: in der Regel verwendet durch die Buchhaltung, hat die gleiche Funktion wie das Protokoll auf Papierdokumenten, nur dass sie durch die Buchhaltung-Management-Software erzeugt und in Form von virtuellen Stempeln auf Dokumente in der Dokumentensoftware gespeichert wird, so dass es eine schnellere Suche erlaubt.
• DOPPEL SCREEN: von der Verwaltung verwendet und von den Arbeitsplätzen, die eine große Menge an Papierdokumenten verwalten, wird der zweite Bildschirm hauptsächlich für den temporären Einsatz, Kopien zu speichern, verwendet. (z.B. einen Kundenauftrag in das System einfügen.)
• BENUTZEN VON KOPIERGERÄTEN MIT ENERGIESPARFUNKTION: in unseren Büros werden Kopierer mit Energiesparfunktion verwendet, die sich nach einer gewissen Zeit der Inaktivität ausschalten, doppelseitiges Drucken, Scannen direkt vom jeweiligen Arbeitsplatz und auch das Drucken auf Recyclingpapier unterstützen; das alles trägt dazu bei, Energie und Papier zu sparen, so dass die größte Anzahl von Dokumenten in elektronischer Form verwaltet wird.

Die Kommenden Entwicklungsziele

Die bisherigen Maßnahmen sind für Silap ein guter Ausgangspunkt , auch um die Verwaltung des Papiervolumen weiter zu verbessern, um folgende Ziele zu verfolgen:

• VERMINDERUNG DES PAPIERVERBRAUCHS UM MINDESTES 20%: dies würde folglich zu einem geringeren Einsatz von Verbrauchsmaterialien führen, was zu einem erheblichen Kosteneinsparungen führt.
• KRITERIEN DEFINIEREN FÜR DEN KAUF VON PAPIER UND TONER in Bezug auf die Anzahl von Druckern und Abteilungen, die sie verwenden
• FESTLEGUNG DER KOMMUNIKATION UNTER DEN MITARBEITERN: Je effektiver die Kommunikation ist, desto mehr Mitarbeiter lösen sich von der alten Art und Weise zu arbeiten, immer die Vorteile und den Nutzen für die Aktivitäten jedes einzelnen hervorhebend (mit Schwerpunkt auf die kritischsten)
• WO NÖTIG EINE TESTPHASE EINFÜHREN mit einer Lernphase, um die Mitarbeiter bei der allmählichen Veränderung ihrer Druckgewohnheiten zu unterstützen
• EINFACHE RICHTLINIEN DEFINIEREN, die greifbare Ergebnisse kurzfristig liefern können
• DRUCKGEWOHNHEITEN und MitarbeiterMeinungen sammeln, um zu verstehen, was die Mitarbeiter noch benötigen, um ihre Druckgewohnheiten zu ändern
• EINFÜHRUNG DER VERWENDUNG VON RECYCLINGPAPIER(Post-Konsum und nicht durch die Abfallproduktion verursacht) für den internen Gebrauch und Verwendung von normalem Papier nur für amtliche Mitteilungen (z. B. Kundenrechnungen)
• ÜBERGANG ZUR ERSATZARCHIVIERUNG, um  große Mengen an Papierdokumenten zu vermeiden, die für steuerliche Zwecke archiviert werden müssen

Externe Bezugsquellen

REGION LOMBARDEI, Papierverbrauch in Büros und Briefkästen [online]. Verfügbar auf <http://bit.ly/ZXrRgA> [Datum des Zugriffs: 10.04.2013].
PROVINZ VON FLORENZ, wie verringere ich Papier [online]. Verfügbar auf <http://bit.ly/YNRNk1> [Datum des Zugriffs: 10.04.2013].