Un ufficio senza carta? Un sogno quasi possibile!

Stato attuale

Da alcuni studi che sono stati effettuati di recente, risulta che la situazione attuale delle aziende italiane è alquanto tragica per quanto riguarda i temi di riciclo della carta e di risparmio energetico; Inoltre la maggiore diffusione dei mezzi tecnologici per la produzione dei documenti, ha permesso un enorme aumento di consumo di carta negli ultimi 20 anni.

Oggi a maggior ragione, in un mondo dove è importante per un’azienda risparmiare risorse economiche, Silap ha deciso di promuovere un utilizzo più responsabile della carta sfruttando al meglio gli strumenti messi a disposizione dell’azienda e sensibilizzando di più i singoli dipendenti a contenere i consumi.

Obiettivi realizzabili a breve

Considerando che gli alimentatori della serie QBe hanno un’anima green, Silap ha pensato bene anche di ridurre il numero di manuali utente forniti con ogni alimentatore UV QBe, fornendo ai propri clienti un singolo manuale utente cartaceo per ogni lotto che comprenda più pezzi dello stesso prodotto.

Se il cliente avrà bisogno di ulteriori manuali potrà richiedere il file associato allo stesso, inviando una e-mail a sales.spm@silap.com indicando il numero seriale del prodotto o il numero d’ordine di riferimento. Se non perverranno ulteriori comunicazioni, verrà considerata valida la nostra proposta per il risparmio della carta.

Successivamente verrà abilitato lo scarico del manuale ed altra documentazione per lo specifico cliente tramite una pagina presente su questo sito internet.

In caso contrario, qualora un cliente necessiti di un manuale cartaceo per ogni prodotto, dovrà specificarlo opportunamente in fase di ordine.

Soluzioni già in uso

Già da alcuni anni all’interno di Silap vengono adottati i seguenti strumenti tecnologici per migliorare la gestione e lo scambio delle informazioni tra i vari uffici:

• Software di invio elettronico dei fax: ogni funzione che utilizza regolarmente i fax può effettuarne l’invio attraverso un’apposta schermata molto simile a quella che appare quando si compone un’ e-mail. Questo permette di evitare di stampare il file prodotto o ricavato dai sistemi gestionali.
• Software di archiviazione documentale elettronica: utilizzato da tutte le funzioni di ufficio, permette di archiviare e ricercare i documenti attraverso dei specifici parametri di catalogazione definiti dal “raccoglitore” virtuale stesso. Questo approccio permette anche di gestire lo stato di ogni documento e creare flussi documentali tra uffici minimizzando l’utilizzo di documenti stampati (es. ordini cliente, bolle e ordini fornitore)
• Protocollo elettronico dei documenti: utilizzato generalmente da chi si occupa dei documenti contabili, ha la stessa funzione del protocollo applicato su documenti cartacei, solo che è generato dal software gestionale contabile ed è applicato sotto forma di timbro virtuale ai documenti archiviati nel software documentale, permettendone quindi una successiva ricerca in modo veloce
• Doppio schermo: utilizzato dall’amministrazione e dalle postazioni che gestiscono una grande quantità di documenti cartacei, lo schermo aggiuntivo permette soprattutto di risparmiare sulle stampe di utilizzo temporaneo (es. inserimento a sistema degli ordini cliente)
• Utilizzo di fotocopiatrici a risparmio energetico: nei nostri uffici sono presenti fotocopiatrici con funzione di risparmio energetico dopo un periodo di inutilizzo impostabile, stampa fronte-retro, scannerizzazione con invio diretto alla postazione richiedente ed inoltre supportano la stampa su supporti in carta riciclata; tutto ciò contribuisce al risparmio energetico e di carta, permettendo di gestire il maggior numero di documenti in formato elettronico.

Obiettivi per i prossimi sviluppi

Le azioni intraprese finora sono un buon punto di partenza, ma per poter migliorare ulteriormente la gestione del volume di carta circolante, Silap ha in mente di perseguire i seguenti obiettivi:

• Riduzione dei consumi di carta di almeno il 20%: questo porterebbe di conseguenza ad un minor utilizzo dei consumabili, che si traduce in un sensibile risparmio di costi
• Definire criteri di acquisto di carta e toner in relazione al numero di macchine da stampa ed alle funzioni aziendali che le utilizzano
• Definire modalità di comunicazione ai dipendenti: quanto più è efficace una comunicazione, quanto più i dipendenti si allontaneranno dal vecchio modo di lavorare, sempre che vengano evidenziati i vantaggi ed i benefici per le attività di ognuno (focalizzandosi su quelle più critiche)
• Introdurre dove necessario una fase di test con formazione a supporto per avvicinare i dipendenti al cambiamento graduale delle abitudini di stampa
• Definire semplici direttive che possono fornire risultati tangibili nel breve periodo
• Raccogliere abitudini di stampa e opinioni dai dipendenti per capire quali persone necessitano di più del cambiamento nelle proprie abitudini di stampa
• Introdurre utilizzo di carta riciclata (post-consumo e non derivante da sfridi di produzione) per stampe di utilizzo interno e utilizzare carta normale solo per comunicazioni ufficiali (es. fatture cliente)
• Passaggio all’archiviazione sostituiva per eliminare il grande quantitativo di documenti cartacei archiviati per fini fiscali

Riferimenti esterni

REGIONE LOMBARDIA, Consumo di carta negli uffici e nelle cassette postali [online]. Disponibile su <http://bit.ly/ZXrRgA> [Data di accesso: 10/04/2013].
PROVINCIA DI FIRENZE, Come ti riduco la carta [online]. Disponibile su <http://bit.ly/YNRNk1> [Data di accesso: 10/04/2013].